Starterskit - snel aan de slag

Tijdlijn

De tijdlijn is een hulpmiddel voor (tussentijdse) evaluatie, om de belangrijkste gebeurtenissen en invloeden van je werkzaamheden of van het project in de tijd te ordenen en inzichtelijk te maken. Je kijkt met elkaar terugTilburg IMG_2187 op de belangrijkste dingen die zijn gebeurd. Dit doe je door bij die gebeurtenissen te vertellen wat je positieve energie gaf en wat je negatieve energie gaf. De tijdlijnmethode is een zeer geschikte methode om uit te voeren met je team of afdelingscollega’s, met je projectgroep of met je netwerk.

 

Wanneer zet je de tijdlijn in?

  • Als er in het team of projectgroep sprake is van weinig energie om in actie te komen
  • Als een actie /project is afgerond en de vraag speelt: ‘hoe nu verder’
  • Als er nieuwe collega’s bij komen of juist vertrokken zijn (bijpraten/inwijden)
  • Als er een rapportage moet worden gemaakt (waar is de tijd in gaan zitten …)
  • Als je na wat langere tijd van weinig contact of actie (b.v. vakantieperiode) allemaal weer even wilt weten waar iedereen staat
  • Als (b)lijkt dat het team met andere dingen bezig is dan wat oorspronkelijk als ambitie is geformuleerd
  • Er zijn vast meer aanleidingen te bedenken

 

Tijdlijnmethode

Klik hier om de tijdlijn als pdf te openen.

 

Wat heb je er voor nodig:

  • 3 kleuren post-its
  • Dikke viltstiften
  • Flap-overvellen
  • Plakband

 

 

 

De voorbereidingen
Teken een tijdlijn op de flap-over vellen waarin je de achterliggende periode aangeeft: van start van het traject/project tot nu (of tot einde van het traject)

Zet op de tijdlijn de belangrijkste gebeurtenissen in de juiste volgorde, bv. Startdatum> ———— na 3 maanden (of maand zelf benoemen). Stel samen de gebeurtenissen vast.

Je kunt ook de data van de vergaderingen hanteren, maar: let dan op dat iedereen ook stilstaat bij wat er tussen de verschillende bijeenkomsten is gebeurd, en hoe deelnemers daar in hebben gestaan.

Voor iedereen een stift en post-its (in verschillende kleuren) paraat.

 

De uitvoering: de tijdlijn bestaat uit 2 stappen:

Stap 1: Vullen van de tijdlijn. Samen met alle (aanwezige) deelnemers. Iedereen beschrijft voor zichzelf op aparte post-its:

  • Positieve punten: alle momenten die positief waren en een positieve invloed hadden op ontwikkelingen in het team of je werk. Momenten die energie gaven. Het kan gaan om factoren, mensen, gebeurtenissen enz. (wat, wie wanneer)
  • Negatieve punten: alle momenten die negatief waren. Factoren die een negatieve invloed hadden op ontwikkelingen in het team of je werk. Momenten die energie weg deden lekken..
  • Het benoemen van het ‘kwartjesmoment’: de momenten waarop een bepaald inzicht doorbrak, ‘het kwartje viel’.

 

Stap 2: Als de tijdlijn gevuld is, volgt een gesprek. Hier heeft de projectleider, teamleider of manager een rol als gespreksleider. Je bespreekt de tijdlijn met elkaar: alle post-its zorgen voor een kleurrijk plaatje. Niet iedere post-it hoeft apart besproken te worden. Probeer dezelfde onderwerpen te clusteren. De vragen hieronder kunnen je helpen bij het bespreken:

  • Zijn de meningen verschillend? Of zijn er veel dezelfde meningen? Herken je een patroon?
  • Zijn er opvallende briefjes opgeplakt? Wil iemand persé zijn verhaal vertellen?
  • Welke conclusies kunnen de deelnemers gezamenlijk trekken? Welke afspraken maken we met elkaar?

Van belang is om van te voren duidelijk te maken dat ieders mening belangrijk is en elk verhaal waar is. Juist het naast elkaar zetten van ieders verhalen en belevingen is wat telt. Met elkaar hierover het gesprek aangaan bevordert het leerproces in het team.

 

Rol van de teamleider, -manager of projectleider

Vooraf:

  • Bepalen op welk moment je de tijdlijn voor jouw team of project gaat inzetten
  • Stilstaan bij welk doel de tijdlijn kan dienen in jouw team of project
  • Bedenk ook welk doel de evaluatie dient/kan dienen
  • Overleg en afspraken met het team of projectgroep over locatie, datum, tijd en wie betrokken is bij de tijdlijn evaluatie
  • Nagaan welke momenten belangrijk waren voor de loop van de gebeurtenissen in het werk of project (met het oog op voorbereiding tijdlijn)
  • Praktische voorbereiding van het uitvoeren van de tijdlijn als werkvorm; verzamelen materialen, doornemen methode

 

IMAG0048

Tijdens de uitvoering als procesbegeleider:

  • Geeft uitleg over de methode en wat je er mee hoopt te bereiken
  • Stilstaan bij het gegeven dat ieders mening waarde heeft, en dat het gaat om het verzamelen van ieders individuele verhaal/perceptie van hoe het binnen het team/project loopt
  • Maak duidelijk dat het gaat om momenten die een positieve of negatieve invloed op het team/projectgroep hadden
  • Wijs op ‘kwartjesmomenten’
  • Bewaakt proces en tijd; schrijftijd ca. 15 min; nabespreking 45-60 minuten, afhankelijk van groepsgrootte en wat er naar boven komt
  • Neemt de rol van gespreksleider op zich

 

Tips om tijdlijngesprek te begeleiden

  • Neem de tijd om alle reacties te lezen, geef alle deelnemers de tijd om alles te lezen
  • Kijk naar overlap in reacties; vaak is het prettig om het gesprek te openen met een reactie die door meer mensen is gegeven. Vraag om een toelichting
  • Voor de meeste mensen is het het gemakkelijkst om de tijdlijn chronologisch door te nemen
  • Kijk en benoem clusters van reacties, zowel negatief als positief; als je dat beeld ziet, is er vaak op die momenten veel gebeurd in (of rond) het team. Vraag om toelichting
  • Geef ook ruimte aan discussies die kunnen ontstaan
  • Vraag door bij verschil van inzicht
  • Vat samen wat je beluistert
  • Niet iedereen is even vaardig in het vinden woorden aan hoe hij/zij een proces beleefd heeft; vraag om verduidelijking als je dat nodig vindt

 

Wat te doen bij gevoelig liggende reacties, persoonlijke kritieken oid ? Als gespreksleider is het belangrijk daarin vooral jezelf te blijven en datgene te doen wat voor jou goed werkt. Mogelijkheden: Vind je het nodig om het punt te bespreken, kun je zelf vragen om toelichting, of kun je iemand uit de groep vragen op het punt te reageren?

IMG_7260Je kunt er ook voor kiezen om zo’n reactie zelf niet expliciet te benoemen, maar de vraag aan de groep te stellen welke punten willen zij nog graag verhelderd zien. Dan kan het zijn dat iedereen stil blijft of het gevoelige punt niet meer terug komt. Dat is dan zo. Of iemand uit de groep gaat het gesprek wel aan.
Rond het gesprek af met het benoemen van de belangrijkste bevindingen. Denk aan conclusies wat betreft de samenstelling van het team en wie wat doet/levert aan bevindingen over het proces: hoe zit een ieder erin (zit er nog energie in?) en aan zaken die gaan over de voortgang van het initiatief: lukt het om de doelen/ambities waar te maken, wat is er al wel, wat nog niet.

Bespreek samen de te nemen vervolgstappen. “Blik op de toekomst”

 

Heb je vragen over deze tijdlijn, mail dan uw vraag naar Anneke Hiemstra ( Anneke.hiemstra@kcsport.nl)