Stap 2 Structuur

Binnen organisaties zijn vaak bestaande structuren, zoals een HR afdeling of Arbo-commissie, aanwezig. Om draagvlak te behouden is het belangrijk om verschillende groepen binnen de organisatie in de projectgroep op te nemen. De projectgroep zorgt voor aansturing en uitvoering van de plannen.

Belang

Een projectgroep is belangrijk om:

  • de invoering van het nieuwe beleid, na de officiële ‘go’, verder vorm te geven;
  • de inbreng van alle afdelingen van het bedrijf te waarborgen, wat de kwaliteit ten goede brengt;
  • de rest van het bedrijf te informeren en te motiveren;
  • de taken te verdelen over diverse deskundigen;
  • het onderwerp op de agenda te houden.

Tips en tools

  1. Gebruik maken van bestaande structuren
    Gebruik maken van bestaande structuren zorgt voor een meer efficiënte en effectieve tijdsbesteding en draagt bij aan continuïteit en inbedding. Denk aan bestaande structuren zoals een Arbo- of HSE-commissie.
  2. Houd de grootte van de projectgroep beperkt
    Wanneer er teveel projectleden aan tafel zitten, bestaat het gevaar dat er geen besluit wordt gevormd. Eén projectgroep bestaat daarom uit maximaal 10 personen.
  3. Concreet instrument voor invulling projectgroep
    In de projectovereenkomst, die weergegeven is bij Stap 1 Draagvlak, geven wij u inzicht wie het best bij de projectgroep betrokken kan worden. Maak bij ieder projectlid duidelijk wat zijn of haar taken en verantwoordelijkheden zijn.
  4. Concreet product voor projectvergadering
    Maak gebruik van bijvoorbeeld deze projectgroep notulen.
  5. Concreet instrument voor raamwerk stappenplan
    In het raamwerk stappenplan biedt Kenniscentrum Sport de mogelijkheid om het project overzichtelijk in te vullen.

FAQ

  1. Kan de projectgroep extern worden uitbesteed?
    Voor voldoende draagvlak in het bedrijf is het belangrijk dat mensen van de organisatie zelf in de projectgroep zitten. Het is wel mogelijk om een externe adviseur of externe projectleider aan te stellen om de projectgroep te ondersteunen. Kenniscentrum Sport kan u hierbij adviseren en ondersteunen.
  2. Hoe houd ik de grootte van de projectgroep beperkt?
    Bij een klein bedrijf is een kleine projectgroep voldoende met bijv. de directeur en 1 of 2 medewerkers. Bij een groter bedrijf kan men ervoor kiezen mensen te betrekken wanneer hun inbreng op een bepaald onderwerp nodig is. Of projectgroepen te maken per BRAVO thema. De maximale grootte van een projectgroep is 10.